Warum war es im Rahmen der Corona-Pandemie möglich, dass so viele Arbeitnehmer/innen so schnell in Remote Work oder zumindest ins Homeoffice wechseln konnten? Es lag letzten Endes am technischen Fortschritt. Internetzugänge sind inzwischen überall verfügbar. Sichere Datenübertragung ist ebenfalls möglich. Laptops und Tablet-PCs sind leistungsstark, und die meisten Unternehmen rüsten ihre Mitarbeiter/innen schon lange mit einem Smartphone aus. Tools für Videokonferenzen, VPN und andere Technologien waren schnell verfügbar. Der technische Fortschritt der letzten Jahre war also ausschlaggebend für den schnellen Wechsel an den heimischen Schreibtisch.
Technische Entwicklung ist Voraussetzung für Remote Work
Aber war das wirklich alles verfügbar? Tatsächlich hat die Pandemie die Digitalisierung in den Unternehmen vorangetrieben. Zumindest konnte man das seit November 2020 noch vom Bitkom erfahren. Unternehmen investierten in neue Hardware, Videokonferenz-Tools werden eingesetzt, VPN-Clients eingerichtet, Software gemietet. Diese Technologien gibt es natürlich schon seit vielen Jahren – in deutschen Unternehmen sind sie aber erst jetzt so richtig angekommen. Sind sie gekommen, um zu bleiben? Man weiß es nicht so genau. Denn noch etwas fällt auf: Die befragten Unternehmen äußerten sehr deutlich, dass sie mit den Investitionen in die Digitalisierung nur auf die pandemische Lage reagierten. Der Betrieb sollte aufrechterhalten werden, man wollte für die aktuelle Krise und vielleicht auch für kommende Krisen gerüstet sein. Nur 46 Prozent der Befragten planten, die Digitalisierung zur Erschließung neuer Geschäftsfelder einzusetzen.
Damit wird etwas Grundlegendes deutlich: Digitalisierung diente 2020 und Anfang 2021 dazu, bestehende Mechanismen und Geschäftspraktiken zu erhalten und vielleicht zu optimieren. Die Chance zu etwas Neuem wurde nicht wahrgenommen. Die Digitalisierung bietet Unternehmen eine große Chance, bestehende Mechanismen zu hinterfragen und neu zu gestalten. Remote Work überall dort, wo es möglich ist, könnte ein Schritt in diese Richtung sein. (Analyse der coronabedingten Digitalisierung und deren Umsetzung in den Unternehmen siehe https://www.handelsblatt.com/).
DSGVO umsetzen – bei Telearbeit etwas aufwendiger
Mit der verbindlichen Umsetzung der DSGVO zum 25. Mai 2018 war das Gejammer in Deutschland groß: Wie sollte man in Büros noch vernünftig arbeiten? Die Sorgen um den neuen Umgang mit Daten war groß. Viele Prozesse sind neu. Denn überall wo Kundschaft und Unternehmen digital zusammenkommen, werden Daten erhoben. E-Mail-Kampagnen, Bestellungen und Lieferverträge – nicht nur das, was Unternehmen produzieren, ist von der DSGVO betroffen. Auch Wareneingänge, Anfragen und die Daten der eigenen Mitarbeiter/innen gehören dazu. Physisch abgeriegelte Räume (Aktenschränke mit Schloss, Tresore für Festplatten, abschließbare Büroräume) mussten geschaffen werden, um die sensiblen Informationen zu schützen. Und natürlich müssen auch die digitalen Systeme geschützt werden.
Was bedeutet das nun in Bezug auf den Arbeitsplatz zu Hause? Werden Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen ins Homeoffice geschickt, ist die Lage klar: Die Arbeitgeber/innen müssen dafür sorgen, dass ein entsprechend ausgestatteter Arbeitsplatz nutzbar ist. Von der Finanzierung des (abschließbaren) Computertisches bis hin zu einer Schulung, wie die digitale Technik zu nutzen ist. All das fällt zu Lasten des Unternehmens.
Bei Telearbeit ist das etwas anders
Hier muss das Unternehmen aufklären und dafür sorgen, dass alle Bestimmungen bekannt sind. Die genaue Umsetzung liegt jedoch beim Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin. Remote Worker haben keinen Einfluss darauf, welche Daten ihr Unternehmen erhebt und wie das Unternehmen sie verarbeitet. Ein wichtiger Punkt der DSGVO besagt, dass nur die Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen, die absolut unumgänglich sind. Das lässt sich an einem Beispiel ganz gut erklären: Wer sich für den Newsletter eines Unternehmens anmeldet, muss dafür seine E-Mail-Adresse angeben. Denn ohne diese kann der elektronische Newsletter nicht zugestellt werden. Die Postanschrift, Telefonnummer, Alter, IP-Adresse und Name des künftigen Abonnenten sind allerdings unerheblich. Eine Abfrage ist dementsprechend nicht erlaubt. So weit ist das einfach, Datensparsamkeit und Zweckbindung können also ohne größere Schwierigkeiten in Remote Work gewährleistet werden. Wichtig: Auch für die Daten des Remote Mitarbeiters gelten diese Regelungen!
Etwas mehr Aufwand ergibt sich aus dem Grundsatz der Datensicherheit: Die erhobenen und verwendeten Daten, müssen entsprechend sicher aufbewahrt werden. Telearbeit ist mit einem hohen Volumen an personenbezogenen Daten verbunden. Kommunikationstools wie Microsoft Teams, Zoom, Slack und andere Hilfsmittel sind in der Regel mit Datentransfer in die USA verbunden. Es ist zwar Aufgabe des Unternehmens, geeignete und datenschutzkonforme Dienste zu finden und im Unternehmen einzuführen. Am Ende sind es aber doch immer der Arbeitnehmer und die Arbeitnehmerin, die damit arbeiten müssen. Wer in einem dünnwandigen Mietshaus wohnt und im Rahmen der Telearbeit sensible Kundengespräche führt, kann sich die daraus entstehenden Schwierigkeiten vorstellen (Details zur DSGVO bei e-Recht24 unter https://www.e-recht24.de/datenschutzgrundverordnung.html).
Höhere Cyberrisiken durch Remote Work?
Heimarbeit und Remote Work haben zwischen Anfang 2020 und Mitte 2021 einen enormen Aufschwung erfahren. Erst mit diesem Boom zeigten sich die wahren Risiken dieser Arbeitsform. In der Wirtschaftswoche (einsehbar unter https://blog.wiwo.de/look-at-it/2021/04/12/zwei-drittel-der-mitarbeiter-sind-durch-zunahme-von-home-office-cyberrisiken-ausgesetzt/) beschäftige man sich mit den Aufgaben der IT-Verantwortlichen in den Unternehmen: 65 Prozent der IT-Verantwortlichen sind dabei, die Home-Office-Lösungen zu vertiefen. Cybersicherheit und Effektivität der Kommunikationstools, die Remote Work und Homeoffice erst ermöglichen sollten, stehen auf dem Prüfstand. Denn zwei Drittel der Verantwortlichen in den Firmen stellten fest, dass die Mitarbeitenden zu Hause Cyberrisiken ausgesetzt waren. Das sind die üblichen Probleme:
- Mitarbeiter/innen nutzen zu Hause oft eigene, ungeschützte Geräte.
- WLAN-Netze im privaten Bereich sind oft nicht gesichert.
Die Schlussfolgerungen sind klar: 60 Prozent der IT-Führungskräfte wollen die Investitionen in Tools für Remote Work aufstocken. Die Wirtschaftswoche hält nach Befragungen einen Anstieg um 21 Prozent für realistisch. Der Nebeneffekt der höheren Sicherheit ist, dass die speziellen Lösungen allein durch die höhere Sicherheit die Produktivität der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in Remote Work steigert – davon sind 84 Prozent der Befragten überzeugt. Wie das nun? Die Bekämpfung von Fehlfunktionen, Schadsoftware und Malware sowie die zur Erkennung nötigen Scans kosten einfach viel Arbeitszeit. Noch mehr Zeit und Nerven kosten die Rücksprachen mit den Verantwortlichen in den Firmen. Hinzu kommt, dass aktuelle Software zum Schutz der digitalen Systeme viel Leistung benötigt. Geräte reagieren während des Scans langsam oder gar nicht, weshalb effektives Arbeiten unmöglich ist.
Gekommen, um zu bleiben!
Diese Investitionen lassen eigentlich nur einen Schluss zu: Wenn die Unternehmen jetzt so viel Geld in die Hand nehmen, um Homeoffice und Telearbeit für die Arbeitnehmer/innen effektiv und sicher zu gestalten, wird dieses Modell mit der Eindämmung der Corona-Pandemie nicht beendet werden. Viele Arbeitnehmer/innen werden nicht oder zumindest nicht dauerhaft ins Büro zurückkehren. Remote Work bleibt ein fester Bestandteil der Arbeitswelt. Alles andere wäre wenig wirtschaftlich und vor allem wenig sicher. Denn auch darin sind sich Wissenschaftler/innen relativ einig: Das nächste Virus kommt bestimmt. Andere Vorteile von mehr Remote Work sind:
- Der Wegfall von langen Arbeitswegen führt zu einer höheren Zufriedenheit unter den Mitarbeitern/innen.
- Viele Mitarbeiter/innen sind in Remote Work produktiver und sogar kreativer.
- Kleinere Büroflächen sind nötig, wenn sich viele Mitarbeiter/innen in Remote Work befinden. Das hat finanzielle Implikationen.
- Weniger Büroflächen in den Städten bedeutet, dass mehr Raum für andere Nutzung frei wird – beispielsweise Grünflächen, Wohnanlagen oder anderes.
- Weniger Pendlerverkehr bedeutet, dass die Feinstaubbelastung in den Städten und Stadtrandgebieten sinkt.
Allerdings muss der Umweltfaktor mit Vorsicht formuliert werden: Mehr Arbeit von zu Hause aus bedeutet mehr digitale Endgeräte, mehr Datenverkehr, höherer Stromverbrauch und damit verbunden eine bislang nicht detailliert kalkulierte Umweltbelastung. Bislang sind keine Studien bekannt, in welchem Umfang Unternehmen und Remote Worker auf nachhaltige digitale Systeme und Grünstrom setzen.
Remote Work oder Telearbeit ist keine Notlösung, sondern eine sinnvolle Entwicklung hin zu einer familienfreundlicheren Gestaltung der Unternehmen. Zu einer grüneren, klimafreundlichen Zukunf. Und all das hat für die Unternehmen sogar wirtschaftliche Vorteile. Neugierig geworden? Bei Jobsathome gibt es nicht nur Jobs, die von zu Hause erledigt werden können, sondern auch ganz viel Hintergrundwissen dazu!
Hier geht es wieder zum Teil 1 zurück
Remote Work für die Familie, Homeoffice für Mama und Papa – Teil 1
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