Das Arbeitszeitgesetz von 1994 bildet das Fundament für die Regelung von Arbeitszeiten, Ruhepausen und anderen arbeitszeitbezogenen Aspekten. Es zielt darauf ab, die Sicherheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer*innen zu gewährleisten, flexible Arbeitsmodelle zu fördern und die Ruhezeiten an Sonn- und Feiertagen zu schützen.

Eine wegweisende Entwicklung ereignete sich am 13. September 2022, als das Bundesarbeitsgericht entschied, dass Arbeitgeber in Deutschland nun verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dieses Urteil, das auf dem Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 zum Thema Arbeitszeiterfassung basiert, stützt sich auf die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 zum Thema Arbeitszeiterfassung. Die genaue Umsetzung obliegt den Tarifvertrags- und Betriebsparteien.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Methoden, die Unternehmen für die Zeiterfassung nutzen können.

Manuelle Zeiterfassung

Stundenzettel sind ein bewährtes und weitverbreitetes Mittel zur Arbeitszeiterfassung, das insbesondere in kleineren Betrieben oder bei flexiblen Arbeitsmodellen Anwendung findet. Mitarbeiter*innen tragen ihre Arbeitszeiten hierbei traditionell auf Papier ein. Diese Stundenzettel enthalten typischerweise Angaben wie den Namen des Mitarbeiters, das Datum, den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten sowie die Gesamtarbeitszeit des Tages. Stundenzettel sind kostengünstig, da sie keine zusätzliche Investition in Software erfordern, und bieten Flexibilität, da sie nicht an externe Systeme gebunden sind. Allerdings sind sie nicht nachhaltig, da sie Papier verbrauchen, und können sehr fehleranfällig sein.

Excel-Tabellen stellen eine digitale Alternative zu den herkömmlichen Stundenzetteln dar. Anstelle von Papier werden die Arbeitszeiten hierbei in Excel-Tabellen eingetragen. Dies bietet eine strukturierte und übersichtliche Erfassung, jedoch kann auch diese Methode anfällig für Fehler sein und erfordert eine manuelle, teils sehr aufwendige Pflege.

Elektronische Zeiterfassung

Spezialisierte Zeiterfassungssoftware bietet eine effiziente Möglichkeit, Arbeitszeiten automatisch oder manuell zu erfassen, und ermöglicht oft auch die Erstellung von Auswertungen und Berichten. Mit solchen Softwarelösungen können sich Mitarbeiter*innen zum Arbeitsbeginn einloggen, online ihre Pausen registrieren und sich zum Feierabend wieder „ausstempeln“. Diese modernen Zeiterfassungstools stellen eine zeitgemäße Alternative zu traditionellen Methoden wie der Stempeluhr oder dem manuellen Ausfüllen von Stundenzetteln dar.

Die Funktionen solcher Zeiterfassungssoftware umfassen unter anderem die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen, die Planung von Urlauben und anderen Abwesenheiten, die Erstellung von Schichtplänen, die Integration mit Lohnbuchhaltungssystemen, die Erfassung von Projektzeiten sowie die Anbindung an Rechnungssysteme für eine präzise Rechnungsstellung.

Zeiterfassungssysteme mit Hardware

Mitarbeiter*innen können ihre Arbeitszeit entweder durch das Stempeln an mechanischen oder elektronischen Geräten, den Stechuhren, erfassen, indem sie eine Karte oder einen Schlüsselanhänger in die Uhr ein- und ausstechen. Diese Geräte erfassen präzise den Zeitpunkt des Arbeitsbeginns und -endes.

Eine weitere Option besteht darin, Chipkarten oder RFID-Tags an Terminals zu verwenden, um sich ein- und auszustempeln.

Für Remote-Mitarbeiter*innen oder solche im Außendienst können jedoch einige Nachteile entstehen. Sie haben möglicherweise keinen direkten Zugang zu den Stechuhrgeräten oder RFID-Terminals, was die genaue Erfassung ihrer Arbeitszeiten erschweren kann.

Ein Vorteil von Stechuhren oder RFID-Systemen ist ihr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, besonders für Kleinbetriebe. Diese Systeme bieten eine kostengünstige Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen zu erfassen und zu verwalten, ohne große Investitionen tätigen zu müssen.

Einige Unternehmen nutzen auch biometrische Methoden, wie zum Beispiel Fingerabdruck-Scanner oder Gesichtserkennung, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen zu erfassen. Diese Systeme bieten eine hohe Sicherheit und Verlässlichkeit, da sie auf den individuellen biometrischen Merkmalen der Mitarbeiter*innen basieren. Allerdings können sie auch Datenschutzbedenken aufwerfen und erfordern möglicherweise zusätzliche Investitionen in die entsprechende Hardware und Software.

Mobile Zeiterfassung

Mitarbeiter*innen nutzen intuitiv gestaltete Apps auf ihren Mobilgeräten, um ihre Arbeitszeiten präzise zu erfassen. Diese Methode erweist sich als äußerst effektiv für Außendienstmitarbeiter oder solche im Homeoffice, da sie flexibel und mobil arbeiten können. Über die benutzerfreundliche App können Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten direkt eingeben. Die Daten werden nahtlos und in Echtzeit an die zugehörige Softwareplattform oder den Cloud-Dienst übertragen.

Die Auswahl der richtigen Methode zur Zeiterfassung hängt von den individuellen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens ab. Durch die Implementierung eines effektiven Zeiterfassungssystems können Unternehmen nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen, sondern auch die Effizienz steigern und die Verwaltung von Arbeitszeiten optimieren.