So funktioniert Kommunikation im Homeoffice!
Homeoffice bringt auch Herausforderungen mit sich, so viel wissen wir bereits.
Häufig wird in diesem Zusammenhang eine mangelnde Kommunikation genannt. Dabei muss die Kommunikation unter dem neuen Arbeitsmodell gar nicht leiden. Neue Spielregeln und Prozesse können dabei helfen, die Kommunikation auch aus dem heimischen Büro einfach und effizient zu gestalten.
Neue Spielregeln für die Kommunikation
Hierbei ist das Unternehmen selbst gefragt. Um die Einführung von geeigneten Programmen für die schriftliche und mündliche Kommunikation kommt man als Unternehmen nicht herum. Dabei müssen alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, denn die neuen Spielregeln richten sich an alle und sollten dementsprechend einheitlich umgesetzt werden.
Tatsächlich können Arbeitsabläufe sogar noch viel effizienter werden, wenn die Kommunikation auf dem digitalen Weg vereinfacht wird.
E-Mails waren gestern
Hierzu bieten sich beispielsweise Chats an, über welche sich Mitarbeiter zeitnah und unkompliziert austauschen können. In vielen Fällen trägt diese Möglichkeit sogar dazu bei, das Arbeitsklima zu verbessern und neue Verbindungen unter Mitarbeitern aufzubauen. Mittlerweile ist es kein Problem mehr, die passenden Messaging-Apps zu finden. Ob man sich dabei als Unternehmer für Slack, Teams, Discord oder Ähnliches entscheidet, ist am Ende häufig eine Kostenfrage und abhängig von den individuellen Bedürfnissen.
Die spontanen Gespräche in der Kaffeepause von Angesicht zu Angesicht bleiben aus, dennoch ist es durchaus möglich, die Kollegen regelmäßig zu Gesicht zu bekommen. Insofern angeschaltete Kameras in Video-Calls vorausgesetzt werden, können auch digitale Meetings wesentlich persönlicher gestaltet werden und am Ende sogar richtig Spaß machen – wenn auch die ein oder andere Katze mal über die Tastatur läuft. Jeder einzelne Mitarbeiter kann dazu beitragen, dass die Kommunikation via Videokonferenz reibungslos verläuft. Eine gute Internetverbindung, Vorbereitung und Offenheit für neue Kommunikationswege reichen dafür bereits aus.
Zeit für Weeklys
Regelmäßige Meetings dürfen trotz der örtlichen Trennung nicht vernachlässigt werden. Wöchentliche Meetings, auch „Weeklys“ genannt, sind sinnvoll, um To-dos innerhalb des Teams oder teamübergreifend zu teilen und die Woche gemeinsam zu planen oder abzuschließen. Damit diese Video-Calls nicht zu einem ausschweifenden Kaffeeklatsch werden, sollten sie vorab zeitlich eingegrenzt werden.
Teamarbeit 2.0
Was häufig vergessen wird, aber essentiell für eine gut funktionierende Kommunikation ist, sind Projektmanagement-Tools. Mit Hilfe dieser Tools können Aufgaben perfekt abgestimmt werden, und jeder Schritt innerhalb eines Projektes ist bis ins Detail für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar. Selbst abgeschlossene Projekte/Aufgaben können im Nachhinein noch eingesehen werden, wodurch keine Informationen verloren gehen. Alle Teams sind durch diese praktischen Tools zu jeder Zeit auf dem neusten Stand und können gemeinsam an Aufgaben arbeiten.
Auf die Kommunikation via E-Mails sollte in Bezug auf die Aufgaben verzichtet werden. So kann ein großer Teil der Nachvollziehbarkeit verloren gehen und nicht alle Team-Mitglieder haben Einsicht in den Verlauf.
Eine gute Kommunikation geht über die bereits genannten Punkte sogar noch hinaus.
Ordnung ist das halbe Leben
Daten-Chaos kann ebenfalls ein Resultat aus mangelnder Kommunikation sein und zu Zeitverschwendung führen. Cloud-Lösungen sind in diesem Fall die beste Option, um eine Sammelstelle für alle Daten anzubieten, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben, die diese benötigen. Besonders praktisch daran: Zugriffe lassen sich auch auf die reine Einsicht beschränken, damit Dokumente nicht von Unbefugten verändert werden können.
Die nötigen Anwendungen für eine ideale Kommunikation trotz Homeoffice sind vorhanden und müssen nur eingesetzt werden. Die Weichen sind gestellt – Es ist jedem Unternehmen selbst überlassen, die Chancen der digitalen Welt mit allen Möglichkeiten zu nutzen.
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